封控?隔離?遠程辦公超強攻略請收好??!

  • 來源/作者:光華賦能
  • 類別:公司動態
  • 發布時間 :2022-03-25 09:55:13
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“世上有兩樣東西讓人深深敬畏——我們頭頂的星空和手機里的健康碼?!苯?,多地散發的疫情是一波未平、一波又起。特殊時期,大家都要做好居家辦公的準備。遠程管理員工,肯定不如面對面交流那么方便。公司上下如何才能高效運作、順暢溝通呢?下面的“葵花寶典”請查收!

善用工具

1.  資料“云端”存儲

平時,盡量將手頭的紙質資料全部電子化,這是“移動辦公”的基礎。

圖片、文檔和視頻,不要只保存在本地電腦上,最好都放進網盤。用U盤或移動硬盤傳輸文件,容易感染木馬或病毒,安全性、便捷性都比不上“云端”存儲。企業微信的“微盤”就很好用,下載不限速。

工作資料上傳“云端”后,要做好權限管理??梢詥为氃O置每個目錄、子目錄的訪問權限。

2.  利用在線文檔,多人協作

在線文檔保存在“云端”,隨時隨地都可以查看,支持多人編輯、修改,還能 @ 同事進行評論。文檔自動儲存、同步,每個人都能即時拿到最新的版本。

企業微信融合了“騰訊文檔”功能,向客戶轉發文件很方便。對方可以直接用微信接收并打開文檔,協作非常自由

3.  視頻會議

遠程會議軟件有很多,比如釘釘、Zoom、騰訊會議、企業微信等。

開啟會議后,別忘了點擊“錄制”。會后,錄音可以自動轉成文字版的會議紀要,方便缺席人員回看。文字稿還能搜索和定位,一個小時的會議,通常十多分鐘就能看完。

開會時,還有兩個小技巧:虛擬背景和自動降噪。在家辦公,周圍的環境可能比較亂。我們可以事先在“會議設置”中,選擇一張圖片,作為虛擬背景。另外,為消除嘈雜的環境音,可以打開“自動降噪”功能,保證通話質量

4.  共享團隊日程、項目進度

建立團隊日程,把各種會議、放假通知、待辦事項等,都排在企業微信的“公共日程”里。這樣,相當于大家有了一份共享的日歷。到了指定時間,就會發出提醒,方便活動排期和時間管理。

項目管理,可以使用經典的甘特圖。打開企業微信的“云文檔”,新建一個表格,選擇內置模板—“項目管理甘特圖”。任務、負責人、優先級、項目進展等,全部一目了然。

高效溝通

1.  三個“會”,高效推進一周工作

晨會

晚會

周例會

督促大家準時開工。不用長,15-20分鐘足夠了。簡單了解員工今天的安排。

“早打卡,晚總結”。匯報一日完成情況,同步各項任務的進展及明日的計劃。

管理者制定好全年的核心目標,然后拆解成月、周計劃,形成可量化的指標。要堅持“結果導向”,每人對照自己的周計劃和實際完成情況,總結經驗,分析原因。

2.  高效溝通離不開——及時回復

大家線上遠程合作,不比當面交流,一定要加強溝通。溝通的頻率和效果都要有。

可以采用釘釘、飛書、企業微信等有“已讀、未讀”標記的通信工具。

收到消息,或被 @ 后,需要及時回應,避免讓同事隔著屏幕干等。

自我管理

1.  劃好界限

在家辦公,很容易隨隨便便。穿著睡衣,窩在沙發里,或者趴在餐桌上工作。

盡量把自己的生活區域和工作區域分開——工作區辦公,生活區休閑娛樂。找到熟悉的“工作場”,秩序井然,條理分明,才能提高效能。

工作要有儀式感。洗漱完畢,穿戴整齊,才能盡快進入狀態,不會神游萬里。

2.  排除干擾

使用“番茄工作法”,選擇一個待完成的任務,設定25分鐘的專注時間。聚精會神,中途不允許做任何與該任務無關的事。然后,休息5分鐘。每四個番茄時間后,休息15-20分鐘。

專心工作時,可以把手機的通知提醒調成“靜音”模式,避免分神。

3.  勞逸結合

下班后,及時休息。

由于沒有路上的通勤時間,我們需要設置一些明顯的信號,告訴自己“下班了”。比如,離開書房,出去遛遛狗、跑跑步,或者去廚房做飯,到陽臺冥想等。

區分好工作時間和休息時間,勞逸結合,效率才會高

績效飛輪——企業的高效辦公好幫手

遠程辦公,重要的不是把電腦搬回家,而是把工作環境搬回家,把協同辦公的能力搬回家。

“GTT 績效飛輪”,企業數字化績效管理系統。

12大功能模塊,解決企業實際管理問題。

目標制定——過程管理——績效考核——結果應用。采用科學原理,循序漸進,推動企業實現良性循環。

以人為本,多維驅動。激活員工,提質增效。智能分析,自動反饋。解放老板,讓管理自己轉起來!

資料來源:

1.《5年后,你很可能不需要上班了》,筆記俠,作者:Rickzhang,2022 年 3 月。

2.《在家遠程辦公,用好這10個高效tips》,劉潤,2022 年 3 月。

3. How to create better boundaries when you work from home,Fast Company,作者:Gwen Moran,2021年2月。

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